Kære partner,
For at få mest ud af fremlæggelserne på mødet, forudsætter vi, at I har læst nyhedsbrevet på forhånd.
Vi ønsker jer en god læselyst.
Bedste hilsner,
Ledelsen
Som en del af det kommende partnermøde har vi samlet opdateringer fra de forskellige afdelinger og strategiske projekter i dette nyhedsbrev.
Velkommen til nye partnere og AM'ere
Godt Smil vokser, og vi byder hjertelig velkommen til følgende nye partnere og AM'ere i GS:
Kalundborg
Sevgi (tidligere tandlæge i Slagelse)
Nyborg
Mette-Mie
Dorthe
Holbæk, Kalundborg og Næstved
Eline
Virum, Taastrup og Hørsholm
Riham
Farum og Helsingør
Partnere
Area Managers
Odense C
Miguel
Odense M
Nawras
Odense C
Valentina
Klinikåbninger:
Q1:
Horsens C
Q2:
Kalundborg
Nyborg
Haderslev
Velkommen til Nord Smil
Vi byder hjertelig velkommen til de nyeste medlemmer i Group fra Nord Smil: Huseyin, Ali, Duygu og Miran. De deltager alle på partnermødet, hvor de vil fortælle lidt om Nord Smil og glæder sig til at møde jer.
Nord Smil fortsætter som en selvstændig virksomhed under Group, på samme måde som TPH og Godt Smil. Planen er dog, at centrale administrative funktioner som markedsføring og servicecenter på et tidspunkt skal samles. Vi vil naturligvis fortsat arbejde på at lære af hinanden på tværs af Group.
Anders vil fortælle om GS' ekspansionsplaner på partnermødet.
Strategiske projekter 2025
I 2025 fortsætter vi med fokus på de strategiske projekter, der skaber størst værdi for Godt Smil både på kort og lang sigt.
Det handler om at skabe de bedste forudsætninger for behandlerne i forhold til tidsafsatning, fair fakturering samt faglighed og kompetencer. Vores indsatser i Academy (se separat afsnit) skal bidrage til at øge behandlernes faglighed og kompetencer, i kombination med jeres faglige ansvar lokalt.
I performanceprojektet for 2025 fortsætter vi med målrettede indsatser som:
Vi definerer fortsat god performance i Godt Smil ud fra følgende kriterier:
Vi har en samlet ambition om at øge den gennemsnitlige performance blandt behandlerne med 5 % i forhold til 2024. I spiller en vigtig rolle i at skabe en feedbackkultur og sikre den faglige, individuelle udvikling for behandlerne på jeres klinikker.
Performance er et fælles ansvar, og vi kan kun lykkes, hvis vi alle bidrager. Vurderingen af den enkelte medarbejders samlede performance ligger hos ledelsen på den enkelte klinik.
Sygefravær 2024
2024 status
Samlet sygefravær
Korttidssygefravær
Grønne dage
6,2%
3,9 %
49,7 %
Samlet set havde vi flere røde dage (sygdom) end grønne dage (uden sygdom). Vi ved, at et lavt sygefravær ikke kun handler om tal – det handler om trivsel, samarbejde og en arbejdsplads i Godt Smil, hvor vi tager ansvar for hinanden. Vi skal arbejde på at reducere sygefraværet for både vores patienter og hinanden.
I 2025 har vi har en ambition om at reducere sygefraværet til 5 % (samlet sygefravær) og 3,5 % almindeligt sygefravær. Vi vil fortsætte med at sikre, at Godt Smil's sygefraværspolitik bliver overholdt ved strukturerede individuelle sygefraværssamtaler.
Vores fraværspolitik er, at alle medarbejdere indkaldes til en samtale, hvis de har haft enten 3 fraværsperioder eller 5 sygedage på 3 måneder. Denne politik gælder for os alle, og det er vigtigt, at vi overholder den.
Budskabet til medarbejderne handler ikke om økonomi, men om hensynet til hinanden og den øverste chef: patienterne. Det er ikke en god patientoplevelse at få sine GS-behandlinger aflyst flere gange på grund af sygdom.
De individuelle trivsels- og sygefraværssamtaler er afgørende for at reducere sygefraværet, da det giver mulighed for at tage en snak om den enkeltes situation og trivsel på arbejdet. De fleste udfordringer løses bedst gennem samarbejde og dialog direkte med medarbejderen.
Fra centralt hold vil vi arbejde med følgende indsatser:
"Det er ikke nødvendigvis vores skyld, men det er vores problem"
Vi oplever i øjeblikket, at vores patienter er mere tilbageholdende overfor dyre behandlinger, og det bliver dyrere og sværere at tiltrække nye patienter. Derfor er det helt afgørende, at vi sikrer, at vores patienter får ekstraordinære oplevelser, når de besøger os.
I Godt Smil definerer vi god service/patientoplevelse som:
Faglig behandlingsydelse + god oplevelse
= den samlede patientoplevelse
I 2024 har vi arbejdet med følgende initiativer:
I har selvfølgelig alle set webinaret med Ian, men hvis ikke, er sidste chance for at se det den 1. april. Skriv til tina.jensen@godtsmil.dk for at få tilsendt linket.
Husk, at hver eneste dårlig patientoplevelse smitter af på alle klinikker i kæden. Hvis vi alle efterlever Godt Smil's leveregler, er der mindre chance for, at det sker.
I 2025 vil vi fortsætte med at dybdeimplementere servicetiltagene på klinikkerne, og serviceteamet bestående af Stefan, Mette-Line, Jeppe og Claus vil arbejde videre med at forbedre hele kunderejsen i Godt Smil. Vi giver en status på Trustpilot-scoren på partnermødet.
Målsætningen for 2025 er, at Private Label skal udgøre mindst 35 % af det samlede vareindkøb i Godt Smil, med følgende indsatser:
Nyheder fra Academy:
Velkommen Sara til teamet!
Kære kollegaer,
Vi er glade for at kunne dele, at Godt Smil Academy-teamet har fået vokseværk og nu har fået selskab af Area manager Sara. Sammen står Sara og jeg for den interne efteruddannelse i Godt Smil, og vi ser frem til at kunne tilbyde spændende og relevante kurser til alle medarbejdere i år.
Vores opgaver i Academy
Vores arbejde dækker mange vigtige områder, som sikrer, at vi kan tilbyde den bedst mulige efteruddannelse. Vi står blandt andet for:
• Indsamling af kursusønsker
• Kontakt med leverandører og prisforhandling
• Planlægning af kursusdatoer og lokationer
• Forplejning og invitationer
• Tilmeldinger, ventelister, feedbackskemaer, kursusbilag og kursusbeviser
Størstedelen af arbejdet i Godt Smil Academy ligger i årets første kvartal, men der vil også være løbende opgaver i resten af årets kvartaler.
Vi har lært en masse af vores erfaringer med kursusprogrammet i 2024, hvor vi afholdte næsten 40 interne kurser på under seks måneder. Det intensive og kompakte kursusprogram var en stor succes, men det satte samtidig mange af os på en udfordring. Det krævede meget koordinering og ressourcer, og i nogle tilfælde tog det næsten pusten fra os alle.
Kursusprogram 2025
Vi er glade for at præsentere kursusprogrammet for 2025, som er skræddersyet ud fra de ønsker, vi har modtaget på tværs af klinikkerne. Kurserne er åbne for alle medarbejdere, og der er både kurser for klinikassistenter, tandplejere og tandlæger. I år tilbyder vi følgende kurser:
Vi vil gerne gøre alle opmærksomme på, at der er begrænset antal pladser på alle “hands-on” kurser, og der er derfor et “først til mølle”-princip.
Ved stor efterspørgsel kan der dog oprettes ekstra kursusdatoer for udvalgte kurser.
Begrænset plads – "først til mølle"
Har du et kursusønske?
Selvom kursusprogrammet er fastsat, er vi altid åbne for nye kursusønsker. Hvis du har et relevant kursus, du gerne vil foreslå, er du meget velkommen til at sende dit ønske til os. I efteruddannelsesudvalget vil vi vurdere, om kurset skal sættes i gang i år, eller om det skal placeres på næste års program.
Kurser for alle
Årets kursusprogram er designet ud fra de ønsker, vi har indsamlet på tværs af klinikkerne, og kurserne er åbne for alle i virksomheden.
Der vil være kurser både for klinikassistenter, tandplejere og tandlæger. Kurserne er gratis at deltage i.
Vi glæder os til et spændende og lærerig år med Godt Smil Academy, og vi ser frem til at kunne tilbyde mange inspirerende kurser.
De bedste hilsner
Christina Tingrupp-Møller
RM og Ansvarlig for Godt Smil Academy
Sara Stangerup
AM og Koordinator i Godt Smil Academy
Status fra Marketing
Godt Smil Marketing Team tæller nu 7 dedikerede medarbejdere på fuldtid/deltid. Teamet håndterer alle marketingopgaver for vores snart 40 klinikker. I Indeværende kvartal (Q1 2025) arbejder teamet på ikke mindre end 45 marketingprojekter.
5 udvalgte af de 45 fokusområder i Q1
Patientinflow
Vi endte på lige godt 60.000 nye patienter i 2024. Det var ca. 7% færre nye patienter end i 2023 – til trods for vi kom stærkt fra start med historisk højt patientinflow i de første 4 måneder af 2024.
Det er tydeligt for vores marketingperformance at usikkerheden i verden har påvirket danskerne – man holder mere på pengene. Det har været gældende sidste halvår af 2024 – og det er blevet en voksende udfordring i første kvartal af 2024.
Forbrugertillidsindekset:
Patientinflow Q1-25 (1. jan – 16. mar)
Nedgang i inflow på 10,1% (til trods for 1 ny klinik: Ringsted)Lille løft på 2,9% i det samlede antal bookinger.
Vi oplever samtidig også en ”markedsmætning” på mange af de ældre etablerede klinikker ift. at trække nye patienter til. Det betyder på ingen måde, at vi skruer ned for indsatsen – vi skal bare forvente et lidt mindre inflow på de etablerede klinikker end på vores nye og nyere klinikker.
Ovenstående har så fået os til at rette forstærke indsatsen mod vores eksisterende patienter – ”markedsføring indefra og ud”. Vi vil især gerne aktivere patienter, der ikke har været på klinikkerne i +2 år. De kender os allerede, har allerede fået en god oplevelse af Godt Smil – de skal måske bare have et ”ekstra” skub.
Patientinflow Q4-24:
Lille nedgang i inflow på 1,2% (til trods for 1 ny klinik: Helsingør)Dog så vi et lille løft på 8,5% i det samlede antal bookinger.
Åbning af nye klinikker:
Ringsted i Q4 2024
Horsens C + Kalundborg i Q1
(+ Nyborg og Haderslev i Q2)
Klinikken i Ringsted i november fik en drømmestart set med marketingøjne. Vi ramte +200 bookede patienter i bøgerne inden for den første åbningsuge, og der har irkelig været en flot tilgang siden. Vi har slået hårdt på ”byens billigste tandlæger” – og kunne hurtigt få Google- og Trustpilot-anmeldelser nok til også at bruge ”Ringsted højeste kundetilfredshed…” – og de budskaber er gået rent ind i Ringsted.
Til trods for det var klinik #2, vi åbnede i Horsens, kom vi også rigtig flot fra start med den klinik. Vi nåede ligeledes her målet på de 200 nye bookede patienter i bøgerne i den første åbningsuge.Kæmpe ros til Servicecentret der igen leverede en hel uhørt konverteringsrate på de leads, der kom ind.Virkelig flot arbejde.
Næste klinikåbninger bliver Kalundborg, Nyborg og Haderslev.
Indkaldemails (Recall)
Vores indkaldemails og SMS er et af indsatsområderne. I Q4 2024 fik vi udviklet en avanceret opsætning af tracking af alle indkaldemails og SMS helt ned på klinikniveau. Det har givet os et unikt datagrundlag, som vi er i fuld gang med at udnytte – og lave databaserede optimeringer ud fra.
Vi udsendte ikke mindre end 650.000 indkaldemails/SMS i 2024.Vi sendte til 204.000 unikke patienter – og bookede 51.000 af dem: Konverteringsrate på 25%.Vi er i fuld gang med at optimere på – og ensrette – de mange forskellige indkaldemails der ligger. Vi vil i højere grad give patienterne mulighed for online booking. Det burde give større fleksibilitet ift., hvornår patienten kan henvende/booke sig ind til en tid – og dermed på konverteringsraten på eksisterende patienter.
Vi har ligeledes kigget ind i den store mængde data, og kommer til at optimere på tid på dagen, hvilke dage, samt frekvens ift. udsendelse af indkald – alt sammen noget, der burde hæve konverteringsraten – og dermed antallet af bookede eksisterende patienter.
Din Akuttandlæge:
Kort før jul launchede vi vores nye website din-akuttandlaege.dk – det skal skaffe mange flere akutpatienter til alle klinikkerne – og på søgt ønsker vi at udvide med lørdagsåbent på flere klinikker.Vi har rullet landingssider ud til alle byer i Danmark med +5.000 indbyggere. Websitet skal på sigt ranke på alle ”akut tandlæge + by” søgninger (fx ”akut tandlæge sønderborg).
Det er et helt nyt website, så det kommer til at tage tid at få det løbet solidt i gang – men vi er allerede kommet godt fra start og har booket patienter i bøgerne direkte fra disse akut-henvendelser.Vi ser allerede en meget positiv udvikling på synligheden i Google – og forventningerne her er høje de næste 6 – 18 måneder.
Videomarkedsføring
Vi har produceret adskillige videoer med i både Q4 og Q1. Det er blevet til nogle rigtig gode videoer med bla. Testimonials fra Thomas Evers (om tandretning, implantat og tandkrone), samt forskellige influencers. Vi har ligeledes optaget lidt mere faglige videoer. De skal alle bruges på vores website, og bliver meget snart lagt på – glæd jer.
Derudover har vi produceret videoer med testimonials fra glade patienter samt videoer ifm. klinikåbninger. De skal bla. Bruges til Meta og YouTube, og de er produceret i nøje overensstemmelse med vores advokat med speciale i markedsføringsloven, da det jo er en hårfin balance ifm. sundhedsydelser.
Emailflows (email markedsføring)
I samarbejde med den absolut førende ekspert inden for copywriting og email markedsføring har vi lavet en tilskudsguide, der afdækker de mulig tilsskud ifm. tandimplantater. Man kan faktisk få helt op til 10.025 kr. i tilskud (hvis man er medlem af ”danmark”.
Denne tilskudsguide er lavet som en flot designet PDF, som man kan downloade mod at tilmelde sig vores emailflow, hvor man så automatisk modtager 7 emails over en kort periode (det er det emailflow, der har kørt længe, om som gav lige godt 1 million i direkte omsætning alene i 2024). Det er lykkedes os med den nye tilskudsguide som ”lokkemad”, at øge tilmeldingen til dette emailflow med ca. 300%.
Vi kommer ligeledes til at bruge denne tilskudguide som ”lokkemad” ifm. andre tandimplantat-kampagner. Og vi ser det også helt grundlæggende som en lille guide til alle behandlere, der lanver tandimplantater. For patienterne kan få ret store tilskud, hvis de er medlemmer af ”danmark” – eller hvis de melder sig ind.
Det burde gøre det endnu nemmere for behandlerne at sælge implantatbehandlingen til patienten.
KlinikTV
I Q4 rullede vi det helt nye klinikTV-system ud til de fleste klinikker. Og med det nye system er det nye system, er det nu Marketing, der står for alle rettelser på hver enkelt klinik – ligesom vi kan fjernstyre alle skærme.
Der er stadig nogle enkelte klinikker, der mangler at få nye skærme / skærme til at virke. Men alle burde stort set være oppe at køre i løbet af april.
Status fra Servicecenteret
Generel information om Godt Smil Servicecenter:
Servicecenteret består af 29 medarbejdere samt 2 tandlægestuderende. Alle medarbejdere håndterer opkald for alle klinikker i Godt Smil, vi har dog delt medarbejderne i to teams, med hver deres teamleder, dette er udelukkende praktisk i forhold til samtaler og møder.
Team 1 – Teamleder:
Tina Rosendahl Pedersen
Team 2 – Teamleder:
Sabrina Hansen
Vi har ud over to store teams, lavet 2 mindre teams som håndterer winback sager og optimering af aftale bøgerne.
Optimeringsteamet består af to medarbejdere, der arbejder proaktivt for at sikre, at ingen behandler møder ind til tomme aftalebøger. De hjælper med at ringe patienter ind fra diverse lister på klinikker med lav bookingprocent og vurderer, om der kan gøres tiltag, før en eventuel kampagne iværksættes.
Optimeringsteam:
Winback-teamet består af tre medarbejdere, der håndterer henvendelser fra utilfredse patienter via Trustbuilder sms, Trustpilot samt sager, som receptionisten eller klinikkerne ikke selv kan løse.
Winback-team:
Booking foretages med udgangspunkt i et digitalt opslagsværk, hvor der er oprettet tider på hver behandler til følgende behandlinger:
• DG, SU, FU
• Akut 1 Behandlinger der dækker under akut 1: Tandpine, knækket tand, tabt krone
• Akut 2 Behandlinger der dækker under akut 2: Tabt provisorium, smerter i visdomstand, for høj fyldning.
Derudover har vi noteret, hvem der laver løs/ny retainer, diverse forundersøgelser, konsultationer, second opinion osv.
• For alle øvrige aftalte behandlinger kræves et aftalebehov, før en tid kan bookes. Det er derfor afgørende, at behandlerne altid sikrer, at der er et aftalebehov, inden patienten forlader klinikken. Hvis der er oprettet aftalebehov, kan patienterne booke online og vi sikrer alle behandlere får den ønskede tid til den næste behandling.
Telefonen er åben
for patienterne:
Mandag 7-16
Tirsdag 8-16
Onsdag 8-16
Torsdag 8-16
Fredag 8-16
Lørdag 7-11
Chattens
åbningstider:
Mandag 16-20
Tirsdag 16-20
Onsdag 16-20
Torsdag 16-20
Søndag 16-20
Inden for disse tidspunkter sidder der fysisk to medarbejder, der håndterer henvendelser via vores online chat på hjemmesiden. Vi benytter os ikke af en chat-robot eller AI på stående fod, med det er en udvikling vi følger, og som muligvis kan komme på tale i fremtiden, men lige nu syntes vi ikke vores personlige service kan erstattes af en robot.
Med disse åbningstider betyder det at vores patienter i Godt Smil kan komme i kontakt med os alle ugens 7 dage, det er vi meget stolte af – og ved at mange patienter sætter stor pris på det.
Status siden sidste partnermøde:
Det er vi meget stolte af, da vores mål er, at vores ventetid gennemsnitlig pr. dag ikke overstiger 01:30 min.
Data: Nedenfor ses en oversigt over henvendelser modtaget i 2025. Vi har observeret et mindre fald i antallet af opkald. En væsentlig faktor bag dette er den reducerede ventetid, som gør, at patienterne ikke behøver at ringe flere gange. Derudover har I på klinikkerne ydet en fremragende indsats med at oprette aftalebehov og sikre, at patienterne modtager overslag samt grundig information. Dette skaber tryghed og mindsker behovet for yderligere kontakt. Tak for jeres store engagement – det gør en mærkbar forskel.
Vores samlede ventetid i 2024 endte på:
00:00:51
Jeg vil gerne sige tusind tak til jer alle for et fantastisk samarbejde. Jeg oplever, at vi har en rigtig god kommunikation, og at I ale sammen er gode til at melde ind, når der opstår ”problemer,” så vi hurtigt kan finde løsninger.
Husk, at I altid er velkomne til at henvende jer til mig – både med stort og småt. Det hjælper os alle med at blive endnu bedre.
Samarbejde:
Til sidst vil jeg benytte lejligheden til at byde vores nye kollegaer fra Nord Smil hjerteligt velkommen. Jeg glæder mig utrolig meget over, at I er kommet med på rejsen, og jeg er sikker på, at vi har nogle spændende år foran os.
Vi ved endnu ikke, hvad planerne bliver for en eventuel sammenlægning af servicecentrene, men til en start vil en Nord Smil-medarbejder få kontor plads hos os i Horsens fra den 1/7, det glæder vi os rigtig meget over.
Velkommen til Nord Smil:
De bedste hilsner fra Mette-Line & Servicecenteret
Tak fordi du læste med, og vi glæder os til at se dig til partnermødet.
Bedste hilsner
Tina Landechef
